حتما بارها برایتان سوال پیش آمده؛ چرا بعضی ها همیشه در حسرت زندگی می کنند و عده ای هر روز موفق تر می شوند؟! مدیریت زمان وبرنامه ریزی
آنها که موفقند چه ویژگی هایی دارند؟ برنده ها زمان را به درستی مصرف می کنند و بازنده ها آن را خرج می کنند تا تمام شود.
می توان گفت مدیریت زمان تضمین کننده موفقیت است. چراکه بدون آن موفقیت فردی و شغلی امکان پذیر نیست.
در این مقاله چه خواهید آموخت:
- 21 قانون مدیریت زمان
- اهمیت برنامه ریزی و هدف گذاری
- راههای غلبه بر کاهلی
- تاثیر نوشتن و اولویت بندی کارها
- تاکید بر ساده سازی و کار سیستماتیک
- حذف عواملی که باعث اتلاف زمان می شوند.
قانون اول: تعیین اهداف
هسته مرکزی در مدیریت زمان، تعیین اهداف است.
اهداف شما چیست؟می خواهید به چه چیزهایی دست پیدا کنید؟دوست دارید چه کارهایی انجام دهید؟دوست دارید در چند سال آینده به چه درجاتی رسیده باشید؟
با وجود آگاهی از اهمیت برنامه ریزی و تعیین اهداف، تنها 3 تا 5 درصد افراد در هر حوزه برای رسیدن به خواسته ایشان برنامه دارند.
در حالی که تعیین اهداف کار سختی نیست.
کافیست با خودتان خلوت کنید و صادقانه سوالات زیر را پاسخ دهید.
- من کی هستم؟
- به کجا می خواهم بروم؟
- الان کجا هستم؟
برای هدف گذاری حوزه های بسیاری پیشنهاد می شود اما می توان آنها را در سه حوزه اصلی تقسیم کرد:
1- اهداف فردی و خانوادگی
دلتان می خواهید ارتباطات خانوادگی و عاطفی تان به چه کلی باشد؟
این اهداف را به دقت و با جزئیات بنویسید.
2- اهداف شغلی، مالی و مادی
در اجتماع چه موقعیتی برای خود متصور هستید؟
3- هدف گذاری برای توسعه فردی
که شامل توانایی ها و کسب مهارتها و دانش و تخصصی می شود. کارهایی که علت شادی، رضایت خاطر شما هستند .
کلید اصلی برای داشتن دستاورد در سایر موضوعات به همین مورد و کیفیتش وابسته است.
گفتیم صادقانه، شفاف و با جزئیات جواب بدهید. اگر تا اینجا هنوز نمی دانید چطور این کار را انجام دهید با پاسخ به سوالات بعدی احتمالا کارتان بهتر پیش برود.
***اگر همین الان به شما خبر بدهند که در یک قرعه کشی یا مسابقه ده میلیارد برنده شدید و دیگر دغدغه شدید مالی برای رفع نیازهای روزمره ندارید، چه کاری را برای ادامه زندگی انتخاب می کنید؟در این صورت که هم زمان و هم پول هست و اختیار خودتان را دارید، دلتان می خواهد چه کاری را انجام دهید؟
***سوال دوم اگر به شما بگویند فقط 6 ماه دیگر از زندگی شما باقی مانده چه کاری هست که بخواهید پیش از مرگ انجامش دهید؟ چه کارهایی را دیگر انجام نمی دهید؟با چه کسانی ارتباطتان را قطع می کنید؟
***سومین مورد، کاری هست که تا حالا شهامت فکر کردن یا اجرای آن را نداشته اید و دلتان می خواهد جرات پیدا کنید تا انجامش دهید؟
جواب تمام این سوالات در گرو شناخت ارزشها و اولویتهای شماست. ارزشها را شاید بتوان خط کش زندگی تعریف کرد.اگر آنها را بشناسید و با اهداف و فعالیتهای روزمره هماهنگ کنید، به عزت نفس، شادی و آرامش قلبی می رسید زیرا پاسخ دقیق و قلبی به این سوالات نشان می دهد که رسالت شخصی شما چیست.
نوشتن اهداف
البته تعیین اهداف و فهمیدن ارزشها بدون نوشتن درباره آنها شدنی نیست.
باید بنویسید تا بتوانید سازماندهی، برنامه ریزی و عمل کنید.
توانایی نوشتن خواسته ها و برنامه ریزی و اولویت بندی آنها بر اساس ارزشها برای قرار گرفتن در مسیر موفقیت جیاتیست.
و اگر نوشتن برای شما سخت است و می خواهید شانه خالی کنید، یادآوری میکنم آنهایی که برای زندگی هدف شفافی ندارند، جدا از اینکه چقدر باهوش هستند یا چه مدرک دانشگاهی دارند، همیشه برای کسانی کار می کنند که ممکن است نه دانشگاه رفته باشند، نه هوش بالایی دارند. اما می دانند چه می خواهند و آن را شفاف و واضح مکتوب کردند.
2- قانون دوم در مدیریت زمان، تجزیه و تحلیل است
چون نوشتن به تنهایی بهره وری شما را به میزان بالایی افزایش می دهد، برای انجام هر کار، لیستی از مجموعه اقدامات لازم را بنویسید.
چه زمانی لیست کارها را تهیه کنید؟برای برنامه روزانه عصر یا شب قبل و برای برنامه هفتگی آخرهفته پنج شنبه یا جمعه شب
چرا ؟!
چهار دلیل برای اصرار به تهیه لیست کارهای روزانه ارائه می شود:
*** تهیه لیست یک یا چند روز قبلتر موجب می شود که ذهن ناخودآگاه در این مدت فعالانه بر روی اجرای کار تمرکز کند و صبح روز بعد شما دید متفاوتی به مسائل و فعالیتها دارید و سرشار از ایده و الهام خواهید بود. برای همین بهره وری بالاتری خواهید داشت.
*** به شما نقشه راه می دهد و حواسپرتی کمتری دارید. در طول روز با اتفاقات پیش بینی نشده بسیاری مواجه می شوید که به راحتی و در صورت نداشتن لیست و برنامه کار دچار آشفتگی و سردرگمی می شوید و در پایان روز با وجود انجام کارهای زیاد خسته و سرخورده هستید. چون کارهایتان پراکنده بودند و در راستای هدف خاصی نبودند.
***نوشتن اقدامات و اتفاقات به شما اجازه می دهد تا آنها را تجزیه و تحلیل کنید و بدانید چه چیزی مهمتر است و چه چیزی نیست. چه فعالیتهایی به اهداف شما مرتبط بودند و چه چیزهای با ظرافت در بهبود کیفیت زندگی و موقعیت شما موثرند.
***همچنین داشتن لیست فعالیت های روزانه به خودی خود 25 درصد بازدهی شما را افزایش می دهد
در واقع شادی در نتیجه مجموعه دستاوردهایی از زندگی ایجاد می شود که از مجموع دستاوردهای کوچک روزانه به دست می آیند. این استمرار در کار و رعایت ارزشها و اهداف روزانه شما را به اهداف بزرگتر می رساند.
3- قانون سوم مدیریت زمان : اولویت بندی اهداف و وظایف
شاید شکایت داشته باشید که با وجود داشتن هدف و برنامه هنوز در جایگاه ذلخواهتان نیستید
مساله همین عدم اولویت بندی وظایف بر اساس میزان ارتباطشان با اهداف است
احتمالا در مورد قانون 80/20 یا قانون پارتو بسیار شنیده اید؛ قانونی که می گوید 80 درصد توفیقات و دستاوردها تنها از 20 درصد اقدامات به دست می آید
به زبانی دیگر، از یک لیستی با ده گزینه دو تا از آنها مهمترین هستند. اما بسیاری از افراد یک لیست بلند بالا از مجموعه فعالیت های آسان، فرح بخش و غیر مرتبط دارند که هرگز آنها را به نقطه خاص و ارزشمندی نمی رساند.
برای اینکه چطور اولویت بندی درستی کنید، سوالات بعدی را با دقت در لحظات مختلف روز به خودتان جواب دهید:
- مهمترین کاری که در این لحظه می توانم انجام دهم چیست؟
- ارزشمندترین کار در لحظه حال چیست؟
در واقع عمده زمان شما باید به کارهایی اختصاص داده شود که از شما فردی موثر و با ارزش می سازند. رعایت این نکته کافیست تا میزان بهره وری و بازدهی شما ابتدا 10 تا 20 درصد و به مرور تا 50 درصد افزایش یابد.
و مدام از خودتان بپرسید :
- آیا کاری که انجام می دهم بالاترین اولویت زندگی ام است؟
- این کار بیشترین دستاورد و خروجی را برای من دارد؟
- آیا بیشترین بازدهی از زمان را در لحظه حال دارم؟
- و به طور کلی و هنگام انجام هر کاری از خودتان بپرسید آن کار چه تاثیری بر آینده تان دارد؟
برای تشخیص ارزش هر کار، میزان اثرش در آینده را بررسی کنید. زیرا بیشتر مردم یعنی بالای 80 درصد زمانشان را صرف اتفاقات گذشته می کنند و تنها 20 درصد به وقایع آینده نظر دارند و افراد موفق کسانی هستند که به اثر کارهای امروزشان در آینده توجه می کنند.
4- قانون چهارم برای مدیریت زمان، تمرکز است.
شما باید بتوانید در لحظه بر هر چیزی که می خواهید تمرکز کنید و تاپایان کار این تمرکز را حفظ کنید
جالب است بدانید که بیشترین استرس و اضطراب بابت انجام دادن کار زیاد و غیر مرتبط وارد می شود و بدترین توع اتلاف وقت هم انجام جدی کارهای غیر ضروریست.
راهکارهایی برای افزایش تمرکز:
کارها را به شکل زیر اولویت بندی کنید
*کارهای با اولویت بالا
*کارهایی که بهتر است انجام شود
*کارهایی گه اگر بتوانید انجام بدهید، خوشایند است
* تفویض اختیار
*حذف مزاحم ها
برای نوشتن اهداف سالیانه هم می توانید لیست تهیه کنید
- کارهایی که عاشق انجام دادنشان هستید
- کارهایی که دوست دارید انجام دهید
- کارهایی که مهم نیستند
بعد هر هدف را به ریز هدف تقسیم کنید و از تمام چیزهایی که برای رسیدن به هر هدف لازم است، لیست درست کنید.
در نهایت باید 6 گام هدفگذاری را اجرا کنید:
- اول هدف را انتخاب می کنید
- اولویت ها را مشخص می کنید
- فعالیتها انتخاب می شوند
- اولویت فعالیتها را می نویسید
- برنامه ریزی
- اجرا
حتما متوجه شده اید، برای تمرکز اولویت بندی اهداف و کوچک کردن و برون سپاری و کاهش عوامل مزاحم مراحل مهم هدف گذاری است.
قانون پنجم از مدیریت زمان: تعیین مهلت زمانی و پاداش
روانشناسان فهمیدند، افراد زمانی که نتیجه کاری مشخص نیست یا انتظار موفقیت ندارند یا ترس از شکست دارند، انجام کار را به تعویق می اندازند.
در حالی که اگر به خودتان برای اتمام و انجام کارهای سخت جایزه بدهید، ذهن شرطی می شود . یعنی احساس موفقیت و شادی پس از دریافت جایزه در آنها تقویت می شود و به مرور با احساساتی جایگزین می شود که مانع از انجام مستمر و سلسله وار کار می شد.
در واقع شما باید خودتان را تربیت کنید و یکی از بهترین کارها در این مسیر تعیین مهلت زمانی است.
چطور مهلت زمانی تعیین کنیم؟
اول موقع تعیین اهداف، برای رسیدن به هر هدف یا انجام هر وظیفه یک مهلت زمانی بگذارید و مشخص کنید دقیقا در چه زمانی کار باید انجام شده باشد یا به هدف رسیده باشید و همیشه قبل از پایان یافتن مهلت زمانی کارها را به اتمام برسانید.
همچنین به دیگران بگویید که در مهلت زمانی داده شده کار را تمام کردید یا قبل از آن اعلام کنید که در فلان تاریخ باید کار را تمام کنید تا متعهد تر شوید.
همین اعلام عمومی در حکم اهرم فشار است.
در غیر اینصورت احتمالا گرفتار قانون پارکینسون می شوید. این قانون می گوید؛ اگر مهلت زمانی برای اتمام کارها نداشته باشید کارها را تا لحظه آخری که زمان هست، کش می دهید. یعنی اگر 8 ساعت زمان داشته باشید و کاری دوساعته را بخواهید انجام دهید ناخودآگاه در صورت نبود مهلت زمانی آن را 8 ساعت طول می دهید.
برای همین افرادی که ذهنیت سازمان یافته، منظم و دقیق دارند و برای کارها مهلت زمانی مشخص می کنند، کارها را سریعتر از سایرین انجام می دهند.
قانون ششم مدیریت زمان، پیگیری نحوه انجام فعالیتهاست
همه افراد موثر می دانند که زمانشان را کجا صرف می کنند. هر چه خودتان را فرد مهمتری بدانید،بیشتر مایلید زمانتان را اندازه بگیرید و موفق تر هستید و هر چه کمتر به کیفیت گذر زمان در طول ساعت و روز و ماه توجه داشته باشید موفقیت کمتری خواهید داشت.
اما اگر نمی دانید که در چه وضعیتی هستید بهترین کار این است که برگه کاغذی برداشته و در مقاطع مختلف زمانی کاری را که انجام می دهید روی آن بنویسید.
با این کار می توانید در پایان روز و حتی در طول روز به روند فعالیتها آگاه باشید اینکه در در قالب ارزشهایتان هستند و طبق اهداف پیش می روید یا نه؟
آیا اولویت وظایف را انجام می دهد یا در مهلت زمانی مقرر کارها را تمام می کنید و آیا کاری که در هر لحظه انجام می دهید همان کارهایی هستند که باید برای رسیدن به هدف دلخواهتان روزانه و پیوسته انجام دهید؟
پس شما باید نظم شخصی داشته باشید و یاد بگیرید چطور بر خودتان نظارت کنید و رفتار و کردارتان را آنالیز کنید.
قانون هفتم برای مدیریت زمان غلبه بر کاهلی است:
در ابتدا بدانید که دو مدل کاهلی داریم:
یکی کاهلی مثبت و دیگری کاهلی منفی
کاهلی مثبت زمانیست که کارهای با اولویت پایین را به تعویق می اندازید
و کاهلی منفی برای تعویق در کارهای بسیار مهم به کار می رود کارهایی که برای تحقق اهداف ضروری و حیاتی هستند
کارها دو حالت دارند یا اورژانس هستند یا صرفا مهم
از آنجاییکه ما ترجیح می دهیم اول کارهای اورژانسی را انجام دهیم و برای پیشگیری از کاهلی به محض بیدار شدن و برای انجام هر کاری در لحظه کار را انجام دهید.
“همین حالا انجامش بدید”
پس اگر احتمال دارد کارهای مهم را پشت گوش بیاندازید مدام جمله بالا را تکرار کنید تا در ناخودآگاه شما ورود کند.
با این روش به ذهن پیام می دهید که این کار اورژانسی است و ضرورت دارد.
راهی که برای درمان کاهلی پیشنهاد می شود هم اینکه ذهن را گول بزنید و کار را ضروری جلوه دهید.
چند مهارت دیگر برای رفع کاهلی
*کارها را به قطعات کوچک تقسیم کنید تا با سرعت بیشتری انجام دهید و موقعیت اضطرار را تقویت کنید .
دو فایده این کار:
1- اولین دستاورد سرعت در اتمام کارها این است که اولویت ها را تشخیص می دهید تا متوجه شوید کدام کارها مرتبط و کدام غیر مرتبط هستند
2- توانایی انجام سریع کارها را خواهید داشت. این نتیجه علاوه بر اینکه شما را ترغیب می کند تا کار را ادامه دهید به دیگران پیام می دهد که شما فرد سریعی هستید
قانون هشتم برای مدیریت زمان تفویض اختیار است
برای هر ساعتتون چه ارزش ریالی قائلید؟
با ارزش ترین چیز در حال حاضر زمانی است که بالاترین بازدهی را دارید در این زمان هرگز کارهایی مانند شستن لباس و کارهای خانه و هر کاری که می توانید با هزینه ناچیز به دیگران برون سپاری کنید را انجام ندهید
پس زمان بهینه را صرف کارهایی کنید که بالاترین ارزش را دارند
اگر نتوانید کارهای با اهمیت پایین تر را به دیگران بسپارید نمی توانید رشد کنید و موفق شوید
علت عمده که افراد از برون سپاری استقبال نمی کنند این است که به طور شفاف نمی دانند از دیگران چه می خواهند.
بهترین کار این است که به طور شفاف بنویسید که چه چیزی می خواهید تا کار را به افراد ناتوان و نالایق نسپارید و سرخورده نشوید و برای کار مهلت زمانی مشخص کنید .
این کار در صورتی موفقیت آمیز است که شما کار مشخصی را به فرد مناسبی بدهید تا انجامش در مهلت زمانی مقرر به دلخواه شما باشد
9- مدیریت جلسات ملاقات است
با وجود اهمیت جلسات در روابط کاری و زندگی، اما تحقیقات نشان داده افراد 5 تا 7 سال از زندگی خود را در جلساتی می گذارند که تاثیر مثبتی در موفقیتشان ندارد
برای اینکه چنین اتفاقی برای شما نیفتد کارهای زیر را انجام دهید:
- هدف مشخصی از جلسه داشته باشید
- و اگر شما جلسه را برقرار نکردید و به جلسه ای دعوت شدید هدف از برگزاری را از برگزار کننده بپرسید، پس ارزش حضور در جلسات را بسنجید
- جلسات را در ساعت مقرر انجام دهید
- درباره موضوعات غیرمرتبط صحبت نکنید
- در ساعت مقرر جلسات را تمام کنید
10- حذف ابزارهایی که وقت را هدر می دهند.
- برای جلوگیری از اتلاف زمان،وسعت کار را به اطرافیان اعلام کنید.
- تلفن های نزدیکان را در ساعت غیر کاری پاسخ دهید.
- ماشین پاسخگویی اتومات را فعال کنید
11: حذف افراد مزاحم
اگر کسی مزاحم کارتان شد از جا بلند شوید و به سمت در بروید و او را به بیرون هدایت کنید و سپس او را جا بگذارید و سر کار برگردید با همین وانمود کردن برای بیرون رفتن به نتیجه می رسید
در مجموع افراد و زنگ های تلفن دومین عامل استرس زا در محیط کار هستند
12-تشخیص عوامل کلیدی در موفقیت شما موثر ست
شما باید بدانید چه انتظاراتی از خودتان دارید و سایرین چه توقعات و انتظارتی دارند تا بتوانید امکان تحقق را برآورد کنید.
یعنی هسته مرکزی کارتان را بشناسید تا بتوانید عملکردتان را ارزیابی کنید. در غیر این صورت نمی توانید بدون استرس و کارآمد باشید.
13 : دسته بندی کارها
برای انجام یک کار برای اولین بار بیشترین زمان را صرف می کنید و در دفعات بعدی زمان کمتری می برداما اگر همه کارهای هم جنس را در یک پریود زمانی و پشت هم انجام دهید، با سرعت بیشتری انجام می شوند.
قانون دسته بندی کارها می گوید؛ میزان زمان مصرفی را می توانید تا 80 درصد کاهش دهید.
14-تمیزی چهاردهمین قانون مدیریت زمان است
حتی کسانی که هوش خوبی دارند و می توانند جای وسایل را در میان شلوغی و کثیفی اتاقشان پیدا کنند در واقع از هوششان استفاده نامناسبی می کنند
برای تمیز کردن سریع میز کار روش زیر پیشنهاد می شود
– بیرون ریختن تمام چیزهای زائد
– اگر چیزی به شما مربوط نمی شود به دیگران انتقالش دهید
– هر کاری که باید در روز انجام دهید در یک فولدر قرار دهید
– همه مستندات را دسته بندی کنید تا پیدا کردنشان راحت باشد و موقع دسته بندی از خودتان بپرسید آیا لزومی دارد که آنها را نگه دارید؟
پس هر جایی از کیف دستی تا میز کار وآشپزخانه منظم باشید چون هرگز کارهای مهم را به افراد بی نظم نمی سپارند.
15-تقسیم زمان به قطعاتی که بیشترین بازدهی را دارید
تقسیم زمان به قطعات 90 دقیقه ای یا 60 دقیقه ای
باید بدانید در چه زمانهایی می توانید بیشترین بازدهی را داشته باشید یا چطور می توانید زمان بخرید
- مثلا با دو ساعت زودتر بیدار شدن
- با یک ساعت زودتر رفتن سر کار و تمیز کردن میز کار مرتب کردن کارها قبل از اینکه سایرین بیایند و مزاحم کار شما باشند
- با ماندن در اتاق در زمان نهار همکاران
- اگر در مترو یا تاکسی و هواپیما تمرکز دارید حتما از آن برای پیشبرد کارهایتان استفاده کنید
16 -چطور در زمانهای مرده یادگیری مداوم داشته باشید
افراد موفق کسانی هستند که مدام آموزش می بینند و برای یادگیری چیزهای جدید هزینه می کنند
پس اگر بخواهید موفق شوید روزانه یک تا دو ساعت صرف نوشتن درباره آموخته های جدید بر اساس واژه کلیدی برای بلاگ شخصی کنید.
با ترکیب فعالیت ها در زمانهای استراحت مدیریت زمان بهینه انجام دهید
17- مدیریت مکالمات تلفنی در مدیریت زمان
برای مدیریت زمان تلفن ها می توانید :
- قانون تلفن را سریع بدار و سریع قطع کن را برای خودتان بگذارید.
- در زمان استراحت و زمان ناهار تلفن ها را انجام بدهید
- اگر تلفن ابزار کار است.موقع جواب دادن به آن حتما یک قلم یا خودکار به همراه برگه یادداشت همراهتان باشد.
- در مواجه با افراد پر حرف از آنها بخواهید که زمان دیگری تماس بگیرند یا رئیستان را بهانه کنید یا تلفن را قطع کنید.
18- از اصول مدیریت زمان: سر وقت و به موقع در قرار حاضر باشید
- وجه و اعتبار شما به این موضوع مربوط است پس همیشه زودتر سر قرار باشید.
- اگر سر موقع حاضر باشید، شما را باهوش، منظم و قابل اعتماد می دانند
- 15 دقیقه زودتر سرقرار باشید
- ده دقیقه ملاقات با تمرکز و بدون مزاحم همراه نت برداری به یک ساعت مکالمه در شلوغ می ارزد.
19- مدیریت زمان با ساده سازی کارها
سیستم سازی، ساده سازی و مکانیزه کردن کارها در جهت مدیریت زمان است.
سایر پیشنهادات برای مدیریت زمان از طریق ساده سازی کارها:
- کارهایی که در آن بهترید، انجام دهید
- کارها را سریعتر انجام دهید.
- زمان بیشتری سر کار باشید که پیشنهاد نمی شود.
- کارهای کمتر اما مهمتر را انجام دهید.
- از خودتان بپرسید در چه کاری بهتر و راحت تر هستید.
- کمتر اشتباه کنید.
- کارها را با تیم انجام دهید.
ساده‌سازی کارها در یک بازه زمانی مشخص از مواردیست که در هدفگذاری هوشمند بیشتر مورد توجه قرار گرفته است.
20- قدرت ” نه” گفتن را تقویت کنید
به کارهایی که در جهت اهداف نیست و باعث اتلاف زمان می شوند “نه” بگویید.
اکثر افرادی که به زمان شما اهمیت نمی دهند برای خودتان نیز ارزش قائل نیستند.
21- برقراری تعادل
هدف از مدیریت زمان چیست؟افزایش کیفیت زندگی
با روشهای فوق برای مدیریت زمان هدف این است که میان ابزارها، افراد و وقایعی که برای رسیدن هدف لازم هستند تعادل و هماهنگی ایجاد شود.
اگر مدام از خودتان بپرسید اگر فقط 6 ماه زنده باشید چه کارهایی را در مدت زمان باقی مانده ضروری و مهم می دانید هرگز حاضر نمی شوید مان را بیهوده تلف کنید.
جان کلام اینکه برای مدیریت زمان اولین و شاید موثرترین طراحی و تعیین یک چارچوب مشخص و انضباط شخصی است.اگر برای هر رفتار و اقدامی بدانید که چه مرامنامه ای دارید در مدیریت بهینه زمان مطابق با اهداف موفقترید.
دیدگاه‌ها
بسیار مطلب خوب و کاربردی بود
استفاده کردم خانم گلکار عزیز
نویسنده
ممنون لیلا جان
خوشحالم که براتون مفید بود